home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (4th Edition) / The Business Master - 4th Edition.iso / files / legaegal / docket20 / dktread.me < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1988-06-09  |  39.8 KB  |  1,528 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.                           DocketMinder
  11.  
  12.  
  13.  
  14.                      The Lawyer's Assistant
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                            Release 2.0
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.            Copyright (c) 1987, 1988 Joseph E. Root III
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                         Table of Contents
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.     IMPORTANT NOTES! .......................................... 1
  56.     NEW STUFF ................................................. 2
  57.     PROGRAM LICENSE ........................................... 3
  58.     SYSTEM REQUIREMENTS ....................................... 4
  59.     STARTING OFF .............................................. 6
  60.     INSTALLATION ...............................................7
  61.     HELP ...................................................... 9
  62.     LIMITATIONS ............................................... 9
  63.     PROGRAM OVERVIEW ......................................... 10
  64.     FEATURES ................................................. 11
  65.     FILES .................................................... 14
  66.     DOCKET ENTRIES ........................................... 16
  67.     UTILITIES ................................................ 16
  68.         REBUILDING INDEXES ................................... 17
  69.         REBUILDING THE DATA FILE ............................. 17
  70.         CUSTOMIZATION ........................................ 18
  71.             Printer control .................................. 18
  72.             Response to Service .............................. 21
  73.             Special Responses ................................ 22
  74.             General Configuration ............................ 22
  75.             Defaults ......................................... 23
  76.         AUTODOCKET ........................................... 23
  77.         SCRUB DATA FILES ..................................... 24
  78.     FLOPPY DISK SYSTEMS ...................................... 25
  79.     POP-UP DOCKET .............................................25
  80.     FINAL WORDS .............................................. 26
  81.     WARRANTY ................................................. 29
  82.     RELEASE LOG .............................................. 29
  83.     FEEDBACK ................................................. 30
  84.     DOCKETMINDER REGISTRATION ................................ 32
  85.  
  86.  
  87.                           DocketMinder
  88.  
  89.                      The Lawyer's Assistant
  90.  
  91.                            Release 2.0
  92.  
  93.  
  94.           Welcome to DocketMinder, a program designed to maintain
  95.  
  96. a docket for a lawyer or law firm.  This file gives you some
  97.  
  98. background information about the system -- the nitty-gritty
  99.  
  100. details of using particular functions are found on the Help
  101.  
  102. Screens, accessible from any point in the program.  Those screens
  103.  
  104. tell you how to use specific parts of the system; here, the goal
  105.  
  106. is to give you a feel for the system as a whole.
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.           IMPORTANT NOTES!
  113.  
  114.           1.  If you used any previous release of DocketMinder to
  115.  
  116. create docket files, you MUST convert your data files to conform
  117.  
  118. to the Release 2.0 format.  To do that, run the enclosed program
  119.  
  120. DKT20CVT.EXE.  See the Installation section for details.
  121.  
  122.  
  123.  
  124.           2.  To use a monochrome monitor, run the program by
  125.  
  126. entering DKTMINDR /M.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.           3.  Laser printer users -- see the Customization sec-
  131.  
  132. tion of this manual for information on configuring the system to
  133.  
  134. your printer.
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.           NEW STUFF.  Additions for Release 2.0:
  141.  
  142.  
  143.  
  144.           -- Pop-up docket.  You can run a list of items due in
  145.  
  146. the next two weeks, shown automatically when you start up your
  147.  
  148. machine.  It's a horrible way to start the day, but your malprac-
  149.  
  150.                               - 2 -
  151.  
  152.  
  153. tice carrier should like it.
  154.  
  155.  
  156.  
  157.           -- Increased field sizes.  The client, matter and
  158.  
  159. action fields are now all 50 characters long.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.           -- Time of day field.  On an optional basis, you can
  164.  
  165. specify the time that an action is due.  Lists or browses by Due
  166.  
  167. Date are in order of time for each date.
  168.  
  169.  
  170.  
  171.           -- Default attorney.  Also as an option, the system
  172.  
  173. will automatically insert a specified set of initials in the
  174.  
  175. first Attorney field.
  176.  
  177.  
  178.  
  179.           -- Improved monochrome compatibility.  There's a small
  180.  
  181. chance that most of the mono difficulties have been ironed out.
  182.  
  183.  
  184.  
  185.           -- Program integration.  The program has been converted
  186.  
  187. to a single .EXE file.  This speeds up execution somewhat and
  188.  
  189. eliminates the pile of overlay files.
  190.  
  191.  
  192.  
  193.           -- Help screen file.  The file of help screens has been
  194.  
  195. packed to about a third of its previous size.
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.           PROGRAM LICENSE.  This software is released as
  202.  
  203. "shareware" -- user supported software.  The goal is to provide
  204.  
  205. quality products at the lowest possible cost, by eliminating dis-
  206.  
  207.                               - 3 -
  208.  
  209.  
  210. tribution and marketing costs.  Also, by allowing you to test the
  211.  
  212. program, you find out whether it will be helpful to you, given
  213.  
  214. your equipment and working environment.
  215.  
  216.  
  217.  
  218.           Therefore, feel free to play with the system to your
  219.  
  220. heart's content, and to distribute it (unaltered, please) via
  221.  
  222. BBS's or otherwise.  If you are going to use it in your practice
  223.  
  224. or business, however, you should register your copy of the
  225.  
  226. program.  Note that the registration requirement holds even if
  227.  
  228. you obtained your disk through one of the "distribution" sources
  229.  
  230. that sell disks of shareware programs -- they aren't licensing
  231.  
  232. the software, only making it available.
  233.  
  234.  
  235.  
  236.           Registration entails the payment of money, the age of
  237.  
  238. free lunches not having arrived.  What I'm proposing, however, is
  239.  
  240. an arrangement that matches the way we really use software. Two
  241.  
  242. forms of registration are available.  Individual registration is
  243.  
  244. $35, and entitles one person to use the program (on whatever
  245.  
  246. machines that person owns or uses -- including the right to have
  247.  
  248. the system running both on the lawyer's machine and a secretary's
  249.  
  250. machine (for example) simultaneously).
  251.  
  252.  
  253.  
  254.           A firm (or corporation) registration is available at
  255.  
  256. $100 for the first ten lawyers being served (not just ten copies
  257.  
  258. of the program), plus $10 per additional attorney.  The firm can
  259.  
  260. then have as many copies of the system running as it desires.
  261.  
  262. Just be reasonable.
  263.  
  264.  
  265.                               - 4 -
  266.  
  267.  
  268.           Registered users will receive a distribution disk and
  269.  
  270. can also obtain program updates at nominal cost, as well as sup-
  271.  
  272. port via phone, mail or CompuServe.  If this enterprise prospers,
  273.  
  274. printed documentation may one day appear as well.
  275.  
  276.  
  277.  
  278.           A registration form appears at the end of this documen-
  279.  
  280. tation. Use it -- it's a lot cheaper than guilt, and doesn't last
  281.  
  282. half as long!
  283.  
  284.  
  285.  
  286.           SYSTEM REQUIREMENTS.  DocketMinder runs on any PC/MS-
  287.  
  288. DOS system (IBM, compatible or clone), with at least 512k of RAM.
  289.  
  290. A hard disk is helpful to operate the full program, but if you
  291.  
  292. are running a floppy drive system, see the section entitled "RUN-
  293.  
  294. NING ON FLOPPIES" for help.  A color monitor (CGA or EGA) is
  295.  
  296. recommended but not required.  A printer is, of course, necessary
  297.  
  298. if you want to produce hard-copy reports.  See the CUSTOMIZATION
  299.  
  300. section for information on adapting the system to particular
  301.  
  302. printers.
  303.  
  304.  
  305.  
  306.           In addition, you MUST have a CONFIG.SYS file that
  307.  
  308. specifies the number of files you can have open at any one time.
  309.  
  310. DOS defaults to 8 open files, and then it takes five of them for
  311.  
  312. itself, leaving you three.  DocketMinder needs up to six files
  313.  
  314. open at once, so a shortfall occurs, making the gnomes inside the
  315.  
  316. machine very unhappy indeed.  Instead of the joy of victory, you
  317.  
  318. get the agony of an error message that says "Run-time error F0",
  319.  
  320. and back to DOS you go.  To correct this problem, either create a
  321.  
  322.                               - 5 -
  323.  
  324.  
  325. CONFIG.SYS file with a line FILES=20 or add that line to your
  326.  
  327. existing CONFIG.SYS file.
  328.  
  329.  
  330.  
  331.           If the last paragraph is gobbledegook to you, and you
  332.  
  333. are getting the noted error message, then have a friend lend a
  334.  
  335. hand, or consult the DOS manual (or better, a DOS guide written
  336.  
  337. in English).
  338.  
  339.  
  340.  
  341.           STARTING OFF.  DocketMinder is contained on two disks,
  342.  
  343. or, if you downloaded the program from a BBS, in an ARC file.
  344.  
  345. The A disk includes the main program files, as well as this docu-
  346.  
  347. mentation.  The data and Help files are on the B disk (or file).
  348.  
  349. Create a new subdirectory for DocketMinder (for example, at a DOS
  350.  
  351. prompt enter the command MD \DOCK), move to that subdirectory
  352.  
  353. (e.g., CD \DOCK), and load the contents of both disks into that
  354.  
  355. subdirectory.
  356.  
  357.  
  358.  
  359.           Odds are you don't need to be told this, but just in
  360.  
  361. case:  To run the program, go to a DOS prompt and type DKTMINDR,
  362.  
  363. then hit the return key.  For monochrome systems, add a "command
  364.  
  365. line switch", /M, to the command, like so:  DKTMINDR /M.  If you
  366.  
  367. don't understand the last two sentences, please spend a few
  368.  
  369. minutes with the DOS intro manual before going further, or find a
  370.  
  371. friend to help get you get started.
  372.  
  373.  
  374.  
  375.           The best way to gain familiarity with the system is to
  376.  
  377. use it; you have a sample docket with the program, so you can
  378.  
  379.                               - 6 -
  380.  
  381.  
  382. start it up and hack around, using the on-screen prompts and the
  383.  
  384. Help Screens to figure out what's happening.
  385.  
  386.  
  387.  
  388.           When you are ready to begin entering your own docket,
  389.  
  390. check out the utility section "Scrub Data Files" for a quick way
  391.  
  392. to erase the sample docket.
  393.  
  394.  
  395.  
  396.           If you are new to computers, a couple of points:
  397.  
  398. First, make a backup copy of the program disks before you do any-
  399.  
  400. thing else.  Then, experiment with the system -- the worst that
  401.  
  402. can happen is that you make some mistakes and have to delete some
  403.  
  404. junk entries, or in the extreme, you may manage to crash the
  405.  
  406. system and have to start over.  No big deal, either way.
  407.  
  408.  
  409.  
  410.           INSTALLATION.
  411.  
  412.  
  413.  
  414.             -  New users:  Set up a separate subdirectory on your
  415.  
  416. hard disk (or see the section on floppy systems) and copy every-
  417.  
  418. thing on the distribution disks (or from the .ARC files you
  419.  
  420. downloaded) into it.  That's it.
  421.  
  422.  
  423.  
  424.             -  Old users:  Copy everything EXCEPT the data and
  425.  
  426. configuration files into your existing subdirectory.  You can do
  427.  
  428. that by copying the following files:
  429.  
  430.  
  431.                         DKTMINDR.EXE
  432.                         DKTSCR.*
  433.                         DKTREAD.ME
  434.                         DKT20CVT.EXE
  435.                         DKTNEW.EXE
  436.  
  437.                               - 7 -
  438.  
  439.  
  440.                         OLDDKT.EXE
  441.                         DKTPOP.EXE
  442.  
  443.  
  444. Then convert your data by entering the following command at a DOS
  445.  
  446. prompt:
  447.  
  448.                         DKT20CVT
  449.  
  450.  
  451.  
  452. The program takes over from there, automatically converting your
  453.  
  454. data and configuration files to the new format.  You are kept
  455.  
  456. informed as the system works, and you have to press a key several
  457.  
  458. times to keep things rolling.  The first thing this utility does
  459.  
  460. is to back up your data to a set of files called OLDFIL.xxx, so
  461.  
  462. if something goes wrong you can recover the data and start over.
  463.  
  464. See the "Scrub Docket" section for more explanation of how to
  465.  
  466. restore such files.
  467.  
  468.  
  469.  
  470.             - Monochrome systems:  To run on a mono monitor, run
  471.  
  472. the program using the command DKTMINDR /M.  This should work even
  473.  
  474. for those systems using a color card into a mono screen.
  475.  
  476.  
  477.  
  478.  
  479.  
  480.           HELP.  The Help Screens are an important part of the
  481.  
  482. program, as they provide the basic information to explain what's
  483.  
  484. going on.  You can get help from almost anywhere on the system by
  485.  
  486. pressing F1 or H, and the screen that appears will relate to what
  487.  
  488. you are doing at the time.  Once in the Help system, you can page
  489.  
  490. forward or backward (by hitting N for next or P for previous
  491.  
  492. screen) to review other screens.  Hitting any key other than N or
  493.  
  494.                               - 8 -
  495.  
  496.  
  497. P will take you back to where you were.
  498.  
  499.  
  500.  
  501.           Use these screens to gain a basic understanding of the
  502.  
  503. system.  Several screens, such as the one with Hints & Tips, can
  504.  
  505. only be accessed from other screens.  Feedback on improving the
  506.  
  507. clarity and content of these screens will be appreciated.
  508.  
  509.  
  510.  
  511.           LIMITATIONS.  Right up front, it should be clear that
  512.  
  513. there are several things the system will not do.  Primarily:
  514.  
  515.  
  516.  
  517.      1.  The system deals with dates from January 1, 1984 through
  518.  
  519. December 31, 2083.  That is a deliberate choice, designed to cut
  520.  
  521. down keystrokes during data entry.  You never have to enter the
  522.  
  523. century, yet the system can keep track, given that limit.  If you
  524.  
  525. want to know the day of the week on which Stonewall Jackson won
  526.  
  527. the battle of Chancellorsville, or to schedule a meeting for
  528.  
  529. Christmas, 2099, forget it.
  530.  
  531.  
  532.  
  533.      2.  All files, both program and data (explained below) must
  534.  
  535. be located on the same subdirectory as the DKTMINDR.EXE file.
  536.  
  537. That may change in later releases, but there it is for now.
  538.  
  539.  
  540.  
  541.      3.  It may take effort or ingenuity, but you can crash the
  542.  
  543. program.  You should get plenty of warning, but if you persist,
  544.  
  545. you probably will send the system South.  If this happens, please
  546.  
  547. see the section on rebuilding indexes and data files.  Also, you
  548.  
  549. might want to pay more attention next time.
  550.  
  551.                               - 9 -
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.           PROGRAM OVERVIEW.  DocketMinder is written in Turbo
  557.  
  558. Pascal 4.0, using the routines provided in the Turbo Database
  559.  
  560. Toolbox.  The system is menu-driven, and is generally divided
  561.  
  562. functionally.  That is, the choices presented at any given time
  563.  
  564. are those that a person working with a docket would want to have
  565.  
  566. at that point (a reasonable person, of course, like me).  For
  567.  
  568. example, when you are looking at a complete docket entry, you can
  569.  
  570. page forward or back to the next entry or the previous one, or
  571.  
  572. you can edit or delete that entry, or you can go back to the main
  573.  
  574. menu.  Your choices at any point in the system are usually dis-
  575.  
  576. played on the screen, with highlighted letters indicating the
  577.  
  578. keys to hit.  For most choices you don't have to hit Return.
  579.  
  580. When in doubt, press F1 or H to see a Help screen.
  581.  
  582.  
  583.  
  584.           A bit of effort has been put into trying to make the
  585.  
  586. system as "bullet-proof" as possible, meaning that you might be
  587.  
  588. able to crash the program, but at least you have to work at it.
  589.  
  590. If you have a problem, I'd appreciate hearing about it, as I'm
  591.  
  592. sure there are innovative ways to invoke a crash that I haven't
  593.  
  594. discovered.
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.           FEATURES.  Needless to say, I think the program is
  601.  
  602. pretty nifty, or I wouldn't be going to all this trouble.  Some
  603.  
  604. features that I think are at least "pretty good" are the follow-
  605.  
  606. ing:
  607.  
  608.                              - 10 -
  609.  
  610.  
  611.  
  612.             - Date handling:  Full validation of due dates,
  613.  
  614. including calculation of weekends and federal holidays, with the
  615.  
  616. option to move the due date to the next business day.
  617.  
  618.  
  619.             - Adding time:  Edit a record (or add a new one) by
  620.  
  621. adding a stated amount of time to a date -- you can quickly get
  622.  
  623. the date 90 days hence.
  624.  
  625.  
  626.             - Copying records:  Create a new record from an old
  627.  
  628. one, using everything from the old record except the due date and
  629.  
  630. action, which you are prompted to enter.
  631.  
  632.  
  633.             - Browsing:  Find a record by paging through the
  634.  
  635. docket, seeing one-line extracts from 15 entries at a time,
  636.  
  637. arranged by client, due date, attorney or reference number.
  638.  
  639.  
  640.             - Listing:  Create a docket lising, to the screen,
  641.  
  642. the printer or a disk file, arranged by client, due date,
  643.  
  644. attorney or reference number.   You can list the entire docket,
  645.  
  646. or entries for one value or entries between a range of values.
  647.  
  648.  
  649.             - Mass edit:  Change or delete all entries with a
  650.  
  651. chosen client, matter or attorney.
  652.  
  653.  
  654.  
  655.             - Multiple record creation:  Create a series of
  656.  
  657. entries with common basic information but different actions and
  658.  
  659. due dates, related to a common date (e.g., a pretrial calendar).
  660.  
  661.                              - 11 -
  662.  
  663.  
  664.  
  665.             - AutoDocket:  Handle recurring situations in which
  666.  
  667. an event triggers a series of docket entries by creating a
  668.  
  669. template that specifies the action required and its time rela-
  670.  
  671. tionship to the event.   That template can automatically generate
  672.  
  673. the required docket entries.
  674.  
  675.  
  676.             - Response to Service:  Create docket entries for
  677.  
  678. responses to service of process, allowing for service by mail,
  679.  
  680. automatically using time periods that you specify for up to four
  681.  
  682. jurisdictions.
  683.  
  684.  
  685.             - Context-sensitive help: You can get to a Help
  686.  
  687. Screen from almost anywhere in the system, and the help will
  688.  
  689. relate to what you are doing at the time.
  690.  
  691.  
  692.             - Automatic purging:  Sweep out old entries and save
  693.  
  694. them to a text file for historical reference.
  695.  
  696.  
  697.             - Time of day:  If you want to be reminded of times
  698.  
  699. that actions are due, you can include a Time field.  Some
  700.  
  701. shortcuts assist you in entering times using the fewest possible
  702.  
  703. keystrokes, and you can see entries in time-of-day order for each
  704.  
  705. Due Date.
  706.  
  707.  
  708.             -  Pop-up docket:  See a list of items due in the
  709.  
  710. next two weeks, automatically when you turn the computer on.  The
  711.  
  712. Pop-Up Docket section has details.
  713.  
  714.                              - 12 -
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.           FILES.  The core of the system consists of the primary
  720.  
  721. file DKTMINDR.EXE, which includes all of the executable code.
  722.  
  723.  
  724.           Data files are named DKTFIL.xxx.  If these files are
  725.  
  726. not present when you boot the system, new ones are created.
  727.  
  728. DKTFIL.DAT contains the docket entry data, and DKTFIL.IDx (x
  729.  
  730. being C, D, Y or R) holds the indexes ordered by client, due
  731.  
  732. date, attorney and reference number, respectively.  Sample data
  733.  
  734. files are included in the distributed version of the program, to
  735.  
  736. allow you to experiment without having to enter data.  When you
  737.  
  738. are ready to use the program for real, use the "Scrub Data Files"
  739.  
  740. utility, or go into DOS and erase these files; the system will
  741.  
  742. build new ones when it next is called.  Note for techies:  You
  743.  
  744. may notice that the DKTFIL.DAT file does not shrink when you
  745.  
  746. delete entries; the Turbo Database Toolbox routines keep a list
  747.  
  748. of "holes" in the database where entries used to be, and it fills
  749.  
  750. them when you add new entries.  Help screen data is found in two
  751.  
  752. files, DKTSCRN.DAT and DKTSCR.PTR.
  753.  
  754.  
  755.           Several of the index files are really multi-level
  756.  
  757. indexes.  The client index is arranged by client, and within each
  758.  
  759. client by matter, and within each matter by due date and time.
  760.  
  761. The date index is ordered primarily by due date, but also indexes
  762.  
  763. by client within a given due date, as well as by time of day (if
  764.  
  765. used).  Similarly, the attorney index is also ordered by due date
  766.  
  767. for each attorney entry.
  768.  
  769.                              - 13 -
  770.  
  771.  
  772.  
  773.           Two configuration files, DKTCFG.DAT and DKTADOCK.DAT,
  774.  
  775. hold information for system and printer customization, and for
  776.  
  777. the AutoDocket templates, respectively.  The Customization sec-
  778.  
  779. tion explains these features.
  780.  
  781.  
  782.  
  783.           In addition, a text file, DKTHIST.DAT is created or
  784.  
  785. appended when you purge old docket entries using the CleanUp pro-
  786.  
  787. cedure.  (See the Help Screen for that procedure, which is called
  788.  
  789. from the "Special" choice on the main menu.)  You can use this
  790.  
  791. file to hold old docket entries for historical reference.
  792.  
  793.  
  794.           Two utility programs are also provided.  DKT20CVT.EXE
  795.  
  796. converts data from previous release to the current format, as
  797.  
  798. explained in the Installation section.  That program also runs
  799.  
  800. two subprograms, DKTNEW.EXE and OLDDKT.EXE.  DKTPOP.EXE runs the
  801.  
  802. pop-up docket feature, covered in the section of the same name.
  803.  
  804.  
  805.  
  806.           DOCKET ENTRIES.  Each docket entry is divided into
  807.  
  808. "fields" that contain individual data elements.  These fields
  809.  
  810. have fixed lengths (Sorry about that -- I know variable lengths
  811.  
  812. are sexy, but that's the way it goes).  Data items recorded (with
  813.  
  814. field length) are as follows:
  815.  
  816.  
  817.  
  818.             Client              50 characters
  819.  
  820.             Matter              50     "     
  821.  
  822.                              - 14 -
  823.  
  824.  
  825.  
  826.             Attorneys (1-3)      3     "     
  827.  
  828.             Ref. No.            15     "     
  829.  
  830.             Due Date             8     "     
  831.  
  832.             Time                 6     "
  833.  
  834.             Action              50     "
  835.  
  836.  
  837.           Of these fields, three are "required" -- meaning the
  838.  
  839. system will not accept an entry that does not include some
  840.  
  841. information in these fields.  You must have a client, a due date,
  842.  
  843. and at least one attorney, or a new entry will not be added.
  844.  
  845.  
  846.  
  847.           UTILITIES.  The utility routines help you maintain the
  848.  
  849. system and customize it to your practice.  These routines are not
  850.  
  851. as intuitively obvious as the main program features, so we'll
  852.  
  853. cover them here in some detail.  The Utilities menu, called from
  854.  
  855. the Main Menu, offers the following choices:
  856.  
  857.  
  858.           REBUILDING INDEXES.  Unfortunately, the indexing system
  859.  
  860. is vulnerable to corruption if the system crashes for any reason.
  861.  
  862. If you do crash, or if garbage starts appearing (particularly
  863.  
  864. when browsing or editing), then you should exit immediately and
  865.  
  866. rebuild your indexes.  The main program's "Delete" procedure also
  867.  
  868. looks for index problems, and if it finds one you will see a mes-
  869.  
  870. sage advising you to rebuild indexes.
  871.  
  872.  
  873.           Initiate this procedure by choosing the "Indexes --
  874.  
  875. Rebuild" option at the menu.  The gnomes will take it from there,
  876.  
  877.                              - 15 -
  878.  
  879.  
  880.  
  881. showing you their progress as the routine runs.  Note that a dif-
  882.  
  883. ference between "Total Entries" and "Active Entries" will exist
  884.  
  885. if you have deleted records and the system has not filled all the
  886.  
  887. "holes" in the database.
  888.  
  889.  
  890.           Of course, the best insurance against a crash is to
  891.  
  892. back up data files regularly.  You understand that, naturally,
  893.  
  894. and will perform your backups faithfully.  Sure.  Just like I do.
  895.  
  896.  
  897.           REBUILDING THE DATA FILE.  You may encounter a situa-
  898.  
  899. tion in which rebuilding the indexes does not solve a problem.
  900.  
  901. At that point, you need to rebuild your data file completely.
  902.  
  903. The "Data file -- Rebuild" option provides a routine that will
  904.  
  905. look through your existing file and build a new one, using only
  906.  
  907. records that are active (i.e., not previously deleted) and not
  908.  
  909. corrupted by whatever damage a crash may have done.  As with the
  910.  
  911. Index Rebuild procedure, this function is entirely automatic,
  912.  
  913. showing you its progress as it works.  The indexes are automati-
  914.  
  915. cally rebuilt at the end of this routine.
  916.  
  917.  
  918.           My experience with this routine is that no valid data
  919.  
  920. is lost in the rebuild process.  Usually, previously deleted
  921.  
  922. records (which contain a sampling of junk characters) find their
  923.  
  924. way back into the file after whatever disaster you encountered,
  925.  
  926. and these records get tossed in the rebuild procedure.  But of
  927.  
  928. course that's no guarantee!
  929.  
  930.  
  931.                              - 16 -
  932.  
  933.  
  934.  
  935.           CUSTOMIZATION.  This option allows you to specify
  936.  
  937. several customization items as well as providing for a printer
  938.  
  939. setup table.  A customization file with sample data (DKTCFG.DAT)
  940.  
  941. is provided with the program, so you don't have to worry about
  942.  
  943. making changes initially.  The menu offers choices of "Printer
  944.  
  945. Control", "Responses to Service" and "Special Responses."
  946.  
  947.  
  948.             Printer control.  Here you have the opportunity to
  949.  
  950. specify the setup codes required by your printer for parameters
  951.  
  952. such as form length, pitch, etc.  Figuring out these codes is NOT
  953.  
  954. EASY if you haven't done it before!  I'd recommend that you try
  955.  
  956. to print a list of the entire docket, using the default table
  957.  
  958. supplied with the program.  Then, try to insert codes for your
  959.  
  960. printer only if that doesn't work.  A default file is provided
  961.  
  962. with the program, containing a "basic" printer table.
  963.  
  964.  
  965.           The primary printer customization requirement concerns
  966.  
  967. HP LaserJet printers.  To run such a printer (or other laser
  968.  
  969. printer using the HP command set), a special file DKTHP.CFG is
  970.  
  971. provided, with printer data that seems to work on those systems.
  972.  
  973. To use this file, delete the existing DKTCFG.DAT and rename
  974.  
  975. DKTHP.CFG as DKTCFG.DAT.  To do that, go to a DOS prompt in your
  976.  
  977. DocketMinder subdirectory and enter the following commands, hit-
  978.  
  979. ting return at the end of each line:
  980.  
  981.                 DEL DKTCFG.DAT
  982.                 REN DKTHP.CFG DKTCFG.DAT
  983.  
  984.  
  985.           The printer customization table is set up as follows:
  986.  
  987.                              - 17 -
  988.  
  989.  
  990. The screen allows you to enter data for basic printer informa-
  991.  
  992. tion, including form feed, page length, pitch, line spacing, line
  993.  
  994. space execution, and left margin.  That data should allow any
  995.  
  996. printer to turn out adequate reports.  Data for each control code
  997.  
  998. is found on one screen line.
  999.  
  1000.  
  1001.           Each line has three entries, starting with a query
  1002.  
  1003. whether your printer expects an Escape character before the
  1004.  
  1005. actual command.  Next, you specify the command string, and
  1006.  
  1007. finally any parameters sent following the command.  The string
  1008.  
  1009. can be any characters, but the parameters must be numbers.
  1010.  
  1011. Exceptions to the line information above are the Page Length
  1012.  
  1013. entry, which may allow two parameters, and the Line Space Execute
  1014.  
  1015. entry, which has no parameter.  (Didn't I promise this would be
  1016.  
  1017. confusing?)
  1018.  
  1019.  
  1020.           The system parses this information to feed it to the
  1021.  
  1022. printer in what I hope to be the manner your printer expects such
  1023.  
  1024. data.  If the Escape value is "Y", the Escape character (ASCII
  1025.  
  1026. 27) is sent, together with whatever data is entered in the
  1027.  
  1028. "String" field.  Then, the ASCII code corresponding to the number
  1029.  
  1030. you have entered in the parameter field is sent.
  1031.  
  1032.  
  1033.           Some examples:  Form Feed is often a single ASCII code
  1034.  
  1035. (usually #12), not an escape sequence.  Thus, the entry for that
  1036.  
  1037. line would have a "N" in the Escape column, the "String" entry
  1038.  
  1039. would be left blank, and the parameter is set to 12.  (Note that
  1040.  
  1041. the default configuration file has this data.)  Or, if your
  1042.  
  1043.                              - 18 -
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047. the ASCII character (not the number!) corresponding to the
  1048.  
  1049. length, you would enter "Y", "A", and "66" in the Page Length
  1050.  
  1051. entry to set it up.  I said it wasn't easy!  If there is a
  1052.  
  1053. printer code you want to include that isn't on the table (e.g.,
  1054.  
  1055. you want to print in NLQ mode), try inserting that code into the
  1056.  
  1057. table in place of a code that you don't need (such as pitch, if
  1058.  
  1059. your printer defaults to the pitch you want).  Your printer
  1060.  
  1061. doesn't know the difference, and it will just do as it's told,
  1062.  
  1063. printing in NLQ or whatever.
  1064.  
  1065.  
  1066.           This stuff is tricky, at least to me, if for no other
  1067.  
  1068. reason that the fact that it's difficult to get time on very many
  1069.  
  1070. different printers.  Any feedback about this feature would be
  1071.  
  1072. greatly appreciated.
  1073.  
  1074.  
  1075.             Response to Service.  This section allows you to
  1076.  
  1077. enter the data used by the DocketMinder "Response to Service"
  1078.  
  1079. routines.  Those features, one for Federal Rules and the other
  1080.  
  1081. for Local practice, allow you to calculate due dates in response
  1082.  
  1083. to service of papers in the course of litigation, including a
  1084.  
  1085. provision for adding time for service by mail.  Here, you enter
  1086.  
  1087. data for four jurisdictions (two for Federal Rules and two for
  1088.  
  1089. Local), together with the number of days added for service by
  1090.  
  1091. mail.
  1092.  
  1093.  
  1094.             Special Responses.  This utility accepts the data to
  1095.  
  1096. customize the "Special Responses" feature, which is designed to
  1097.  
  1098.                              - 19 -
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102. cope with special due date calculations in which the final due
  1103.  
  1104. date is counted from an intermediate date, which in turn is
  1105.  
  1106. related to a specified start date.  The data screen accepts data
  1107.  
  1108. for two situations.  For each, you enter information for the
  1109.  
  1110. intermediate date (referred to as the "Offset") and for the due
  1111.  
  1112. date.  You can specify whether weekends and holidays count toward
  1113.  
  1114. the calculation of each date, and the number of days, weeks,
  1115.  
  1116. months or years
  1117.  
  1118.  
  1119.           General Configuration.  You can specify two options
  1120.  
  1121. from this menu.  First, you can choose to include a time-of-day
  1122.  
  1123. field for docket items.  If you activate this provision, you will
  1124.  
  1125. see a time field when the Docket Entry form is displayed; other-
  1126.  
  1127. wise, that space is blank, and you aren't prompted for a time
  1128.  
  1129. entry at all.  Note that you can deactivate the feature without
  1130.  
  1131. losing any data -- any previously-entered information remains in
  1132.  
  1133. the file but is not displayed.  Also, you can specify a "default"
  1134.  
  1135. attorney -- a set of initials that is inserted automatically when
  1136.  
  1137. creating a new entry.
  1138.  
  1139.  
  1140.             Defaults.  If no configuration file exists, the
  1141.  
  1142. system will use a set of default values.  The same data is con-
  1143.  
  1144. tained on the configuration file supplied with the program.
  1145.  
  1146.  
  1147.  
  1148.           AUTODOCKET.  This subsystem allows you to set up
  1149.  
  1150. templates for creating sets of docket entries in response to
  1151.  
  1152. certain events.  For example, when a patent application is filed,
  1153.  
  1154.                              - 20 -
  1155.  
  1156.  
  1157.  
  1158. one can file overseas within one year and retain the filing date
  1159.  
  1160. of the US application.  Thus, you might want to create docket
  1161.  
  1162. entries at six months after filing to ask the client for a deci-
  1163.  
  1164. sion on where to file, at nine months to follow up, at 11 months
  1165.  
  1166. for an urgent followup, and at one year to mark the cutoff date.
  1167.  
  1168. With AutoDocket, such procedures become fully automatic.
  1169.  
  1170.  
  1171.           You can create up to ten templates, which in turn can
  1172.  
  1173. specify data for up to nine docket entries each.  Each template
  1174.  
  1175. includes a header, in which you set out the title to be used in
  1176.  
  1177. selecting the template, the starting event (e.g., filing date),
  1178.  
  1179. and whether the due dates run forward or backward from the start-
  1180.  
  1181. ing point.  Then, the data for each due date is entered, with the
  1182.  
  1183. Action to be taken, the time units (days, weeks, months, years)
  1184.  
  1185. used in counting and the number of units.
  1186.  
  1187.  
  1188.           Access to the routine is accomplished through a menu
  1189.  
  1190. that offers the choices of adding or editing templates.  If you
  1191.  
  1192. choose to edit, you see the listing of exiting templates.  After
  1193.  
  1194. you select a template to work on, you are asked whether to edit
  1195.  
  1196. or delete that entry.  If you decide to delete the last entry,
  1197.  
  1198. the system tells you that it's also wiping the AutoDocket data
  1199.  
  1200. file (DKTADOCK.DAT).  A new file will be created the next time
  1201.  
  1202. you try to add a template.
  1203.  
  1204.  
  1205.           A sample file of templates is furnished with the
  1206.  
  1207. program, to give you an idea how the system works.  When you are
  1208.  
  1209. ready to substitute your own data, you can either delete the file
  1210.  
  1211.                              - 21 -
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215. from a DOS prompt (command: DEL DKTADOCK.DAT) or use the edit
  1216.  
  1217. function to delete templates individually.
  1218.  
  1219.  
  1220.  
  1221.           SCRUB DATA FILES.  Ever had a day when you wished your
  1222.  
  1223. docket would just disappear?  Or, more realistically, would you
  1224.  
  1225. like to get rid of the sample files so that you can enter your
  1226.  
  1227. own data?  This is the place, in either event.  A warning will
  1228.  
  1229. appear, to make sure you really want to go forward, and if you
  1230.  
  1231. say yes, your files are history.  Well, not really.  Actually,
  1232.  
  1233. they are backed up to a set of files called OLDDKT.xxx, using the
  1234.  
  1235. same filename extensions as the previous data files.  When you go
  1236.  
  1237. back to the main menu, you will be asked whether you want to
  1238.  
  1239. create new data files.  Just say yes, and you are back in busi-
  1240.  
  1241. ness with clean files.  If you goof up and want to restore the
  1242.  
  1243. old files, enter the following command at a DOS prompt:
  1244.  
  1245.  
  1246.                 REN OLDFIL.* DKTFIL.*
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.           FLOPPY DISK SYSTEMS.  DocketMinder can run on a floppy
  1251.  
  1252. system, but the disk will get crowded if you have all files on
  1253.  
  1254. it.  So, create a work disk, containing the following files:
  1255.  
  1256.  
  1257.                 DKTMINDR.EXE
  1258.                 DKTSCR.DAT
  1259.                 DKTSCR.PTR
  1260.                 DKTCFG.DAT
  1261.                 DKTADOCK.DAT
  1262.                 DKTFIL.*
  1263.  
  1264.  
  1265.                              - 22 -
  1266.  
  1267.  
  1268.  
  1269.           POP-UP DOCKET.  The utility program DKTPOP.EXE allows
  1270.  
  1271. you to set up you system to show you a list of items due in the
  1272.  
  1273. next two weeks, automatically at start-up.  Basically, DKTPOP.EXE
  1274.  
  1275. is a specialized portion of the main program that does nothing
  1276.  
  1277. but run a two-week Due Date list.  You can run it at any time,
  1278.  
  1279. but to have it operate when you start your computer, include the
  1280.  
  1281. following lines in your AUTOEXEC.BAT file (or set up a new file
  1282.  
  1283. with these commands:
  1284.  
  1285.  
  1286.                 CD/DOCK  [or whatever directory name you use]
  1287.                 DKTPOP
  1288.                 CD/
  1289.  
  1290. The resulting list will be displayed on the screen, and when you
  1291.  
  1292. exit, it can be printed.  This feature does not give you an
  1293.  
  1294. access to the rest of DocketMinder, however.
  1295.  
  1296.  
  1297.  
  1298.  
  1299.  
  1300.           FINAL WORDS.  Some otherwise undocumented stuff and
  1301.  
  1302. thoughts on using the system.  (These notes assume familiarity
  1303.  
  1304. with the features discussed!):
  1305.  
  1306.  
  1307.      -  The "Add Time" feature can be used to subtract time also,
  1308.  
  1309. by putting a minus sign in front of the number.  The system will
  1310.  
  1311. tell you if you have tried to go too far.
  1312.  
  1313.  
  1314.      -  Lawyers often have series of actions, related to a common
  1315.  
  1316. date or to each other (a briefing schedule, or depositions at
  1317.  
  1318.                              - 23 -
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323. weekly intervals, etc.).  The system helps you cope with that
  1324.  
  1325. situation in two ways.  If the events are related to a common
  1326.  
  1327. date (such as pretrial events set out in court rules as being set
  1328.  
  1329. times before trial) then you can use the "Multiple Add" feature
  1330.  
  1331. to set out the actions and dates.  If the events are related to
  1332.  
  1333. each other (such as a series of hearings at 30 day intervals),
  1334.  
  1335. then create the first entry and use the "Copy" feature to create
  1336.  
  1337. the rest of the records, using the "Add Time" feature to avoid
  1338.  
  1339. thumbing through the calendar to get the right date thirty days
  1340.  
  1341. hence.
  1342.  
  1343.  
  1344.      -  Although the AutoDocket and Multiple Add screens appear
  1345.  
  1346. to restrict you to creating dates either before or after the base
  1347.  
  1348. date, you can set them up to generate sequences with dates on
  1349.  
  1350. both sides of the base.  To do so, first consider whether most of
  1351.  
  1352. the dates will be before or after the base date, and make the
  1353.  
  1354. "Forward/Backward" header choice accordingly.  For example, to
  1355.  
  1356. set up an AutoDocket template for real estate closings, you note
  1357.  
  1358. that most actions occur after closing, so you choose to have the
  1359.  
  1360. dates run "Forward".  Then, for dates that go in the opposite
  1361.  
  1362. direction, use a minus sign before the "Number of units" entry to
  1363.  
  1364. specify the time relationship.  Continuing the previous example,
  1365.  
  1366. if final mortgage approval is due a week before closing, enter
  1367.  
  1368. that action, with "W" for time units and "-1" for number of
  1369.  
  1370. units.  The only restriction on this technique is that you only
  1371.  
  1372. have two numbers to work with instead of three.  A more con-
  1373.  
  1374. venient method to cope with this requirement will be forthcoming
  1375.  
  1376. in a future release.
  1377.  
  1378.                              - 24 -
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.      -  If you need to calculate a date based on business days
  1384.  
  1385. rather than calendar days, use the Special Responses feature.  If
  1386.  
  1387. the situation will recur, then set up the data using the
  1388.  
  1389. Customization utility for that feature, or do a one-time calcula-
  1390.  
  1391. tion from the Special Responses feature.  Set the Offset period
  1392.  
  1393. to 0 and then enter Response period as the desired number of
  1394.  
  1395. business days, with 'N' in the "Weekends Count?" field.
  1396.  
  1397.  
  1398.      -  Index entries are not case-sensitive, so you can type in
  1399.  
  1400. a search request in all lower or upper case and the system will
  1401.  
  1402. find what you are looking for.
  1403.  
  1404.  
  1405.      -  The alleged wit and wisdom of the signoff screens has
  1406.  
  1407. been gathered from a number of sources.  Citations available.
  1408.  
  1409.  
  1410.      -  The DocketMinder software and documentation is a
  1411.  
  1412. copyrighted software product of Joseph E. Root III.  DocketMinder
  1413.  
  1414. is a trademark of Joseph E. Root III.
  1415.  
  1416.  
  1417.  
  1418.           WARRANTY.  This program carries NO WARRANTY OR
  1419.  
  1420. GUARANTEE OF ANY KIND, INCLUDING THE WARRANTIES OF MER-
  1421.  
  1422. CHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE.  You are solely
  1423.  
  1424. responsible for tracking your docket, and I accept no liability
  1425.  
  1426. in the event that a due date is missed for any reason.
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.                              - 25 -
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.                           RELEASE LOG.
  1438.  
  1439.  
  1440. Date           Release             Changes made
  1441.                  No.
  1442.  
  1443. 6/2/87         1.1                 Original release
  1444.  
  1445. 8/18/87        1.2                 Fixed printing and color
  1446.                                    bugs; changed attorney
  1447.                                    index structure; added
  1448.                                    listing to disk,
  1449.                                    configuration, and
  1450.                                    rebuild data file
  1451.                                    features.
  1452.  
  1453.  
  1454. 2/15/88       1.3                  Fixed bugs in delete and
  1455.                                    copy functions;  added
  1456.                                    Special Responses and
  1457.                                    AutoDocket functions;
  1458.                                    integrated Utilities and
  1459.                                    added Help screens to
  1460.                                    same.
  1461.  
  1462. 6/8/88        2.0                  Converted program to a single
  1463.                                    .EXE file; added Pop-Up
  1464.                                    docket;  added Time-of-Day
  1465.                                    field; expanded size of
  1466.                                    Client, Matter and Action
  1467.                                    fields; reduce size of Help
  1468.                                    screen file; restored default
  1469.                                    attorney option; improved com
  1470.                                    patibility with monochrome
  1471.                                    monitors; fixed bugs intro
  1472.                                    duced in previous upgrades.
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.           FEEDBACK.  I would appreciate hearing from you about
  1477.  
  1478. the system, particularly if you find a bug.  Anyone who locates a
  1479.  
  1480. problem and sends a blank disk will get an update as soon as I've
  1481.  
  1482. made the fix.  Also, comments on needed improvements or new fea-
  1483.  
  1484. tures will get the same treatment.
  1485.  
  1486.                              - 26 -
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490. My address:              Joseph E. Root III
  1491.                          33 Livingston Avenue
  1492.                          Dobbs Ferry, NY  10522
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497. I'm an associate at Kenyon & Kenyon, One Broadway, New York, NY
  1498.  
  1499. 10004, and can be reached there at (212) 425-7200.  You can leave
  1500.  
  1501. messages on the PCSI BBS (212) 529-4095, or CompuServe
  1502.  
  1503. (74736,531).  I hope you enjoy the program!
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.                     DOCKETMINDER REGISTRATION
  1509.  
  1510.                            Release 2.0
  1511.  
  1512.  
  1513. TO:       Joseph E. Root III
  1514.           33 Livingston Avenue
  1515.           Dobbs Ferry, NY  10522
  1516.  
  1517.  
  1518.           Please enter the following DocketMinder registration:
  1519.  
  1520.  
  1521.           Name:         __________________________
  1522.  
  1523.           Firm:         __________________________
  1524.  
  1525.           Address:      __________________________
  1526.  
  1527.                         __________________________
  1528.  
  1529.           City:         __________________________
  1530.  
  1531.           State:        __________________________
  1532.  
  1533.           Zip:          __________________________
  1534.  
  1535.  
  1536.           Type of registration:
  1537.  
  1538.                    __ Individual  ($35)
  1539.  
  1540.                    __ Firm ($100)
  1541.  
  1542.                        ___ total lawyers (over 10, $10 each)
  1543.  
  1544.   Amount enclosed:            _____________
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.   Comments:
  1550. _________________________________________________________
  1551.  
  1552.  
  1553. _________________________________________________________
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.